給合規與 KYC 團隊：香港公司文件準備清單

先向接收機構確認要求

以下是文件準備框架，不是所有銀行共用的完整開戶清單。銀行按風險評估和個案要求不同資料；先確認版本、日期、認證方式及是否需額外證明，再安排取得文件。

公司身份：成立證明、商業登記及章程等，按接收機構要求準備。申報紀錄：NNC1、NAR1 或相關變更文件，記錄各自日期。擁有權與控制：成員資料、結構圖及接收機構要求的個人或控制證據，另行收集和核實。

登記持有人與最終受益所有人可能不同。重要控制人登記冊不是一般公眾查冊項目；不把公開 NAR1 的解析結果標示為已完成受益人核實。每項不足之處應列明需補文件、負責人及覆核狀態。

將下表作為向接收機構確認要求的起點。下載表另留有負責人、狀態、待補材料及確認日期欄位；只記文件參考，毋須在這份工作表抄錄身份證件號碼。它不判定客戶風險，也不代替機構的完整要求。

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要回答的問題	先整理的材料	向接收機構確認	完成前的檢查
是哪個法律實體？	成立證明、商業登記及章程等現有材料	所需版本、有效期及認證方式	名稱及編號不一致時先列出差異
申報紀錄反映哪個日期？	NAR1、NNC1 及已有相關變更文件	需要哪個日期的資料、是否要補後續文件	頁面齊全；資料日期與取得日期分開記錄
持有與控制關係的證據是否足夠？	成員資料、結構圖及對方要求的補充證明	哪些層級、哪些人的證據要另交及核實	未知層級與未完成核實保留待辦

以下機構、郵件內容及材料狀態完全虛構，不代表任何銀行的實際要求。假設對方寫：「請提供公司身份文件、指定日期的股權結構、認證副本，並解釋兩份文件的英文名稱差異。」不要把整段貼進一格並標成「待補資料」；四件事的材料來源、負責人和完成條件不同，應拆開跟進。

先原樣保存要求，再用自己的話寫出待辦。公司身份一項可列已有文件及其中名稱、編號的對應情況；股權結構一項另列所需截至日、已有申報日期和欠缺層級。不要因為已經取得一份 NAR1，就把「公司文件」和「指定日期股權結構」兩項同時打勾。

認證方式、有效期或「近期」的含義不清楚時，先提問而不是自行設定三個月或其他期限。可寫：「請確認此項需要的資料截至日期、可接受的文件版本與認證方式；我們目前有 D-01，資料日期為某日，是否符合本次要求？」把對方回覆連回原要求，避免不同同事各自理解出不同版本。

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拆出的任務	手上材料（虛構）	欠缺／待確認	下一步
公司身份	成立文件 D-01、商業登記 D-02	兩份文件的英文名稱略有差異	逐項抄出名稱與編號，請提供人說明
指定日期股權結構	NAR1 D-03、無日期結構圖 D-04	圖與文件日期無法對齊	確認截至日及每一層來源
認證副本	普通掃描件	認證方式尚未確認	先取得機構對本項的書面回覆
名稱差異說明	D-01 與 D-02 原文	差異原因及支持材料未知	記錄問題、負責人與回覆參考

先把結構圖每一條關係對到證據表，而不是只看圖上有沒有所有公司名稱。對每條線記持有人、被持有公司、股份類別、所述日期和來源文件。圖上新增的實體或比例若沒有對應材料，應列為待補；文件中有的持有人若未畫在圖內，也應請提供人說明。

在虛構例子中，D-03 只描述 8 月，D-04 聲稱目前結構卻沒有日期。不能先認定其中一份錯，也不能把兩者合成一個「已核實」版本。可以向提供人問：「此圖反映哪一天？A → B 的關係依據哪份文件？與 D-03 的差異是否涉及其後變動？」把回答和補件一起保存。

接收機構若退回其中一項，保留退回理由、原提交版本和替換文件的關係。例如對方只是要求更清晰的副本，就不要在修正時順手改寫股權數值；若對方指出材料日期不符，則要處理日期與證據範圍。每次修訂都應知道改的是可讀性、文件版本，還是實際資料內容。

清單中的「準備好」應表示你已按確認要求備妥並核對該項；「已提交」表示某版本已送出；「接收方已確認收到」只表示收到，不代表內容已被接受或 KYC 已通過。當回覆只寫「收到」，應保存這個原話，避免內部表格把它轉成更強的結論。

交接郵件可寫：「本次提交 R1、R2、R4，文件包版本 V2。R1、R2 已按 10 月 3 日回覆準備；R3 暫不提交，待確認認證方式；R4 的名稱差異說明附於附件 I-01。請確認收到的版本及仍需補充項目。」這是虛構的溝通範例，重點是要求編號、實際提交範圍與未完成項目能相互對應。

結案前，把材料位置、提供人、確認要求的回覆、最後提交版本和未解決事項交給接手同事。工作表只記索引與處理狀態，個人證明材料按你所屬機構的存取安排保存。這樣同事下次更新資料時，可以由已有紀錄續做，而不是重新向客戶索取同一批文件。

取得 NAR1 就能保證開戶成功嗎？

不能。文件整理只協助準備資料，接收機構另行評估個案及要求的證明。

文中的清單和例子可幫你準備材料；核對官方表格內容時，請留意所引文件的版本。