香港公司文件代查：先選對文件，再取得原件

你想了解這家公司的甚麼資料？

第一次查公司文件，不熟悉表格名稱很正常。你可能想了解公司成立時的資料、補回某年的周年申報表，或把已有 PDF 整理成資料。先從你要做的事情說起，會更容易找到合適的文件。

聯絡我們時，提供用途、公司名稱及已有的編號便可。如果還不清楚要哪份表格，告訴我們想找甚麼資料，我們會先與你確認，再安排查找。

三種服務，你會收到甚麼？

左右滑動查看完整表格；鍵盤可聚焦表格後使用方向鍵。

ClariRecord：服務範圍及條款 ↗

自助查冊與委託代查

你可以直接透過公司註冊處電子服務網站查冊；官方提供非登記使用者入口。文件索引可協助選件。若你已能識別所需文件並自行下載，無須為同一原件再次委託代查。

我們的工作是按確認清單處理選件、取得與交付，以及另外選購的解析。這不是政府服務，也不代表公司註冊處認可、核證或推薦。

公司註冊處：電子查冊常見問題 ↗

詢價前，準備這四項資料

1. 寫明公司全名與已知編號，保留編號原本的名稱，不自行把舊公司編號改成 BRN。
2. 指定文件種類，以及你要的是哪個申報日期或年份。不要只寫「最新資料」。
3. 說明原件是否足夠，或要 JSON / XML、人工核驗及自訂格式。
4. 提供期望交付日期；待確認文件可取得、範圍及總價後，再安排處理。

例子：補齊年度客戶檔案

例如：你已持有某公司的 2023 年文件，只欠指定 2024 年 NAR1。可提出「取得該公司指定申報日期的 NAR1 原 PDF」；若還要整理股東欄位，請附上需要的欄位與頁數。

普通電子原件不等於核證副本；歷史文件也不等於即時公司現況。核證、不同文種或更廣的調查需求應另行確認。交期以接單前確認為準。

同一句「補齊文件」，可能有不同需要

假設你收到同事一句「幫忙補齊甲公司的文件」。問清楚才知道，採購同事想保存周年申報表，另一位同事只需要整理地址。這時可以把兩個用途分開記下：要保留哪份文件，以及要從文件裏取出甚麼資料，便不容易漏掉其中一項。

如果對方有文件清單，請他把完整名稱發給你；如果只是想找某些資料，記下需要的項目便可。遇到不熟悉的名稱，可以保留對方的原話再確認，不用急着猜它是否就是 NAR1。

最後，把公司、文件、日期和用途寫在同一段訊息裏，另外註明是否需要整理資料。日後要補另一年的文件，或改成另一種格式，大家也能看出改了哪裏。你毋須先讀懂整份表格，便能把這件事交代清楚。

只有公司名稱時，怎樣避免選錯對象

公司名稱來自電郵簽名、合約抬頭或同事手寫清單時，先保留它原來的寫法與來源。把你確定的資料與猜測分開：已知編號照原標籤提供，沒有編號就寫未知；名稱中的英文縮寫、標點或中文異體字，也先保留，不要自行改成看起來更正式的版本。

查到幾個相似名稱時，先把名稱、編號與合約上的資料放在一起比較，再請提出查詢的同事確認。這一步值得多花一點時間：選錯公司，後面的文件和整理結果就都用不上了。確認後，把依據一併留存，日後也方便查找。

例如一份虛構需求只寫「海港貿易」，而合約另附英文名稱。此時應先用合約資料核對主體，再選文件；不宜先取得最相似名稱的文件，交付後才詢問是否正確。已付款、已下載或已解析，都不能代替這一步需求確認。

有多份候選文件時，把選擇理由留下來

即使公司已確認，「要哪一份」仍可能有幾個答案。可以為候選文件做一張簡短選件記錄：看到的文件名稱、顯示日期、目前可取得情況，以及它與本次用途的關係。這不是判斷文件法律效力的報告，只是讓同事知道為甚麼選了其中一份。

日期未核實時不要把檔案名稱當成答案。例如「2024-final.pdf」可能只是內部命名。可以把它記為「檔名含 2024，文件內日期待核對」，而不是直接填入「2024 年周年申報表」。把未知項目寫清楚，比給下一位同事一個看似確定的年份更有用。

選件確認可直接寫：「本次選擇［文件名稱／參考］，因需求是［用途與日期］；另有［候選項］未選，原因是［待核對／不屬本次範圍］。確認人［姓名或職務］，確認日期［日期］。」若需求後來改變，沿用這張記錄增補原因，不必依靠聊天訊息猜測。

比較代查報價，先看哪部分工作已包含

兩個報價看起來都寫「查冊」，實際可能一個只交 PDF，另一個另附整理結果。比較時，先把原文件、解析格式、人工核對及額外工作分開列示，再查看總價。服務名稱相同不代表交付相同；同樣地，多一份表格也不一定表示做了更多來源核驗。

ClariRecord 的三檔價格應對照同一份符合範圍的文件來看：原件版取得 PDF，資料版增加標準 JSON / XML，核驗版再增加約定欄位的人工核對。若你已有同一版本的 PDF，則應先討論自帶文件解析，而不是把取件費再算一次。實際文件頁數與版本仍需在接單前確認。

詢價回覆最好能回答四件事：哪些文件會取得、哪些結果會交付、哪些項目另計，以及遇到取不到或選件未明時怎樣處理。若報價只留下單價而沒有範圍，先補齊範圍比立即下單更有效；也方便你向同事解釋，為甚麼此次選擇某個服務。

收到文件後，把「已取得」與「已接受」分開

收到附件後，先花幾分鐘打開看看：公司是否正確，日期是否符合要求，頁數是否齊全。原件版核對的是指定 PDF；如果同時訂購了解析或人工核驗，再看看是否收到約定的資料及核對結果。趁剛收到時提出疑問，通常比日後急着使用才發現問題容易處理。

可把收件記錄寫成：「已收［檔名］；公司／日期已核對；待補［項目］；由［人員］於［日期］確認。」有問題時附上原訂單、實際收到的檔名及具體差異，例如「預期指定日期，收到另一日期」，比只說「文件不對」更容易定位。

保留原始交付件，內部另行命名或整理時保存對照。這樣下一次有人要求補年度文件，能先看到你已有甚麼，減少重複取件。若需要更新的是另一份文件，則建立新需求；單純再次開啟或下載舊檔案，不會讓檔案內容更新。