香港公司文件代查：先选对文件，再取得原件

你想了解这家公司的哪些信息？

第一次查询公司文件，不熟悉表格名称很正常。你可能想了解公司成立时的信息、补齐某年的周年申报表，或把已有 PDF 整理成数据。先从你要做的事情说起，会更容易找到合适的文件。

联系我们时，提供用途、公司名称和已有的编号即可。如果还不清楚需要哪份表格，告诉我们想找哪些信息，我们会先与你确认，再安排查找。

三种服务，你会收到什么？

左右滑动查看完整表格；键盘可聚焦表格后使用方向键。

ClariRecord：服务范围及条款 ↗

自助查册与委托代查

你可以直接通过公司注册处电子服务网站查册；官方提供非登记使用者入口。文件索引可协助选件。若你已能识别所需文件并自行下载，无须为同一原件再次委托代查。

我们的工作是按确认清单处理选件、取得与交付，以及另外选购的解析。这不是政府服务，也不代表公司注册处认可、核证或推荐。

公司注册处：电子查册常见问题 ↗

询价前，准备这四项信息

1. 写明公司全名与已知编号，保留编号原本的名称，不自行把旧公司编号改成 BRN。
2. 指定文件种类，以及你要的是哪个申报日期或年份。不要只写「最新数据」。
3. 说明原件是否足够，或要 JSON / XML、人工核验及自定义格式。
4. 提供期望交付日期；待确认文件可取得、范围及总价后，再安排处理。

例子：补齐年度客户文件

例如：你已持有某公司的 2023 年文件，只欠指定 2024 年 NAR1。可提出「取得该公司指定申报日期的 NAR1 原 PDF」；若还要整理股东字段，请附上需要的字段与页数。

普通电子原件不等于核证副本；历史文件也不等于即时公司现况。核证、不同文种或更广的调查需求应另行确认。交期以接单前确认为准。

同一句“补齐文件”，可能有不同需要

假设你收到同事一句“帮忙补齐甲公司的文件”。问清楚才知道，采购同事想保存周年申报表，另一位同事只需要整理地址。这时可以把两个用途分开记下：要保留哪份文件，以及要从文件里提取哪些信息，就不容易漏掉其中一项。

如果对方有文件清单，请他把完整名称发给你；如果只是想找某些信息，记下需要的项目即可。遇到不熟悉的名称，可以保留对方的原话再确认，不用急着猜它是否就是 NAR1。

最后，把公司、文件、日期和用途写在同一段消息里，另外注明是否需要整理数据。日后要补另一年的文件，或改成另一种格式，大家也能看出改了哪里。你不必先读懂整份表格，就能把这件事交代清楚。

只有公司名称时，怎样避免选错对象

公司名称来自邮件签名、合同抬头或同事手写清单时，先保留它原来的写法与来源。把确定的信息与猜测分开：已知编号照原标签提供，没有编号就写未知；名称中的英文缩写、标点或中文异体字，也先保留，不要自行改成看起来更正式的版本。

查到几个相似名称时，先把名称、编号与合同上的信息放在一起比较，再请提出查询的同事确认。这一步值得多花一点时间：选错公司，后面的文件和整理结果就都用不上了。确认后，把依据一并保存，日后也方便查找。

例如一份虚构需求只写“海港贸易”，而合同另附英文名称。此时应先用合同信息核对主体，再选文件；不宜先取得最相似名称的文件，交付后才询问是否正确。已经付款、下载或解析，都不能代替这一步需求确认。

有多份候选文件时，把选择理由留下来

即使公司已经确认，“要哪一份”仍可能有几个答案。可以为候选文件做一张简短选件记录：看到的文件名称、显示日期、目前可取得情况，以及它与本次用途的关系。这不是判断文件法律效力的报告，只是让同事知道为什么选了其中一份。

日期未核实时，不要把文件名当成答案。例如“2024-final.pdf”可能只是内部命名。可以把它记为“文件名含 2024，文件内日期待核对”，而不是直接填入“2024 年周年申报表”。把未知项目写清楚，比给下一位同事一个看似确定的年份更有用。

选件确认可以直接写：“本次选择［文件名称／参考］，因为需求是［用途与日期］；另有［候选项］未选，原因是［待核对／不属本次范围］。确认人［姓名或职务］，确认日期［日期］。”如果需求后来改变，沿用这张记录补充原因，不必依靠聊天消息猜测。

比较代查报价，先看哪部分工作已包含

两个报价看起来都写“查册”，实际可能一个只交 PDF，另一个另附整理结果。比较时，先把原文件、解析格式、人工核对和额外工作分开列示，再查看总价。服务名称相同不代表交付相同；同样，多一份表格也不一定表示做了更多来源核验。

ClariRecord 的三档价格应对照同一份符合范围的文件来看：原件版取得 PDF，数据版增加标准 JSON / XML，核验版再增加约定字段的人工核对。如果你已有同一版本的 PDF，应先讨论自带文件解析，而不是把取件费再算一次。实际文件页数和版本仍需在接单前确认。

询价回复最好能回答四件事：哪些文件会获取、哪些结果会交付、哪些项目另计，以及遇到无法获取或选件未明时怎样处理。如果报价只留下单价而没有范围，先补齐范围比立即下单更有效；也方便向同事解释，为什么此次选择某个服务。

收到文件后，把“已获取”与“已接受”分开

收到附件后，先花几分钟打开看看：公司是否正确，日期是否符合要求，页数是否齐全。原件版核对的是指定 PDF；如果同时订购了解析或人工核验，再看看是否收到约定的数据和核对结果。刚收到时就提出疑问，通常比日后急着使用才发现问题更容易处理。

可以把收件记录写成：“已收［文件名］；公司／日期已核对；待补［项目］；由［人员］于［日期］确认。”有问题时附上原订单、实际收到的文件名和具体差异，例如“预期指定日期，收到另一日期”，比只说“文件不对”更容易定位。

保留原始交付文件，内部另行命名或整理时保存对照。这样下次有人要求补年度文件，可以先看到已经有什么，减少重复取件。如果需要更新的是另一份文件，就建立新需求；单纯再次打开或下载旧文件，不会让文件内容更新。