三种材料，三个起点
公司资料报告可供快速查看注册办事处、股本、现任董事及公司秘书等资料。以香港本地私人股份有限公司为例，股东资料来自相关成立、周年申报及股份配发文件；如需查阅某次申报的原文，仍应取得相应文件。
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| 材料 | 主要用途 | 阅读时留意 |
|---|---|---|
| NNC1 | 法团成立表格（股份有限公司），用于成立申请 | 公司成立时的信息不等于今天的数据 |
| NAR1 | 周年申报表所载日期的数据 | 核对文件日期与所需年份 |
| 公司资料报告 | 注册处提供的公司资料摘要 | 摘要与原始申报文件是不同交付物 |
公司注册处：NNC1 法团成立表格 ↗公司注册处：NAR1 表格，指明编号 2/2025 ↗公司注册处：电子查册常见问题 ↗
要保留一份历史文件
如果要求是「保存某年已提交的周年申报表」，文件的身份与日期本身就是交付要求。此时应指定 NAR1，而不是只取得一份名称相近的摘要。
给内部同事或服务商的指示应包含：公司、文种、所需日期，以及是要原 PDF 还是整理结果。把用途一并说明，有助避免买到正确公司却错误年份的文件。
要把数据导入系统
先列你需要的数据，例如公司名称、地址、董事或股东，再确认所选文件是否包含相关页面。不要只凭文件名判断内容完整，也不要以「没有提供页面」推论「没有相关记录」。
原 PDF 和 JSON / XML 具有不同用途：前者保留来源，后者方便后续使用。自动解析不会补造来源没有提供的数据。
成立证书与 NNC1 不要混淆
NNC1 的官方名称是「法团成立表格（股份有限公司）」。若接收方要求公司注册证书、核证副本或其他文件，请按完整名称选件；NNC1 与公司注册证书用途不同。
同样说「公司资料」，需要的文件可能不同
采购同事可能需要一份便于阅读的公司资料摘要，资料团队则需要某年 NAR1 原文及提取结果。先询问「要阅读摘要、保留指定文件，还是整理字段」，便能缩小选件范围。
ClariRecord 的 ¥39 原件版范围是一份普通 NAR1 / NNC1。公司资料报告、核证或其他文种不是自动包含的替代品，需另行确认。
对方只说要“公司资料”，怎样才能问清楚？
收到“请提供公司资料”时，不妨先问清楚三件事：想查什么、要哪个时候的信息，以及需要原 PDF 还是整理好的表格。例如，要了解成立申请时填报的内容，可以先看 NNC1；要保存某次周年申报内容，就要找对应的 NAR1。如果对方想要目前登记资料的摘要，则应确认是否需要公司资料报告，以免花钱买了一份较新的周年申报表，却仍未找到对方需要的信息。
把答案写成一行委托要求：“为了［用途］，需要［公司］在［日期或事件］所申报的［资料］，交付［文件全名及格式］。”这样写，负责找文件和整理信息的同事就不用各自猜测。若接收方只回复“银行要求”，继续索取银行的原始清单；不同接收方可能要求不同文件，不能由服务商替对方决定哪些材料可以接受。
公司注册处：NNC1 法团成立表格 ↗公司注册处：NAR1 表格，指明编号 2/2025 ↗公司注册处：电子查册常见问题 ↗
同一家公司，为什么要准备两份文件？
假设采购团队正在整理供应商甲的档案：经理想快速看看登记信息，同事则要补存指定年度的周年申报表。这是两个不同需要。只有整理表，同事就没有原 PDF 可以存档；只有多页 PDF，经理又要花时间逐页找信息。所以，不妨在清单上分开写“信息摘要”和“指定年度申报文件”，比笼统地写一份“公司报告”清楚。这是虚构例子，但你可以用同样方法问清楚自己团队的需要。
如果还要把数据导入内部系统，再说明使用哪份文件、需要哪些字段，以及接受什么格式。不必先研究程序或数据库，一句“公司名称和地址请从这份 PDF 提取，保留 PDF，另附标准 JSON”就足够开始沟通。找文件、做摘要和准备导入数据可以一起委托；收到结果时，按清单逐项看看是否齐全即可。
文件买错了，接下来怎么办？
常见情况是：收到 NNC1 后发现不是自己想要的年度资料；取得 NAR1 后又发现接收方要的是另一种文件；或拿到一份公司资料摘要，却找不到要求保存的申报原文。此时先回到最初的用途和文件全名，列出“目前已有”与“真正欠缺”。不要只请服务商“换一份最新的”，否则仍可能重复同一个文件选择错误。已取得的文件可以保留作背景材料，但应清楚标示它没有完成哪项要求。
若问题是少了某些页面，先向提供者询问节录范围；若问题是文字看不清，先索取原 PDF，而不是反复转存截图；若问题是接收方不接受一般副本，请对方明确说出所需形式。缺页、看不清和文件不被接受，原因不同，也要分别处理。只有在确认现有材料无法满足任务后，才决定是否另行索取文件或报价。这样也较容易分清新增工作与原订单需要修正的问题。
把文件交给同事时，附上这几句说明
选好文件后，给接手人一段完整说明：“本次取得［文件全名］，对应［公司及原文编号］，文件所述日期为［日期］；用途是［用途］。原 PDF 存放于［位置］，另外整理的结果为［格式］。尚未包含［项目］。”这段文字不必很长，却能避免数星期后只剩一个无法解释的附件。若有两份来源，分别写清，不要让接手人猜测整理表的每一列来自哪份材料。
把文件交出去前，请实际使用的同事确认公司、文件和日期是否合适，以及还缺什么信息。这样就不会花了时间整理，才发现一开始找错了文件。如果最后要交给银行或其他机构，也要向对方确认是否接受这份文件；整理得清楚，不等于已经符合对方的要求。
参考来源
文中的清单和例子可以帮你准备材料；核对官方表格内容时，请留意引用文件的版本。