三種材料，三個起點
公司資料報告可供快速查看註冊辦事處、股本、現任董事及公司秘書等資料。以香港本地私人股份有限公司為例，股東資料來自相關成立、周年申報及股份配發文件；如需查閱某次申報的原文，仍應取得相應文件。
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| 材料 | 主要用途 | 閱讀時留意 |
|---|---|---|
| NNC1 | 法團成立表格（股份有限公司），用於成立申請 | 成立時的資料不等於今天的資料 |
| NAR1 | 周年申報表所載日期的資料 | 核對文件日期與所需年份 |
| 公司資料報告 | 註冊處提供的公司資料摘要 | 摘要與原始申報文件是不同交付物 |
公司註冊處：NNC1 法團成立表格 ↗公司註冊處：NAR1 表格，指明編號 2/2025 ↗公司註冊處：電子查冊常見問題 ↗
要保留一份歷史文件
如果要求是「保存某年已提交的周年申報表」，文件的身份與日期本身就是交付要求。此時應指定 NAR1，而不是只取得一份名稱相近的摘要。
給內部同事或服務商的指示應包含：公司、文種、所需日期，以及是要原 PDF 還是整理結果。把用途一併說明，有助避免買到正確公司卻錯誤年份的文件。
要把資料匯入系統
先列你需要的資料，例如公司名稱、地址、董事或股東，再確認所選文件是否包含相關頁面。不要只憑檔名判斷內容完整，也不要以「沒有提供頁面」推論「沒有相關記錄」。
原 PDF 和 JSON / XML 具有不同用途：前者保留來源，後者方便後續使用。自動解析不會補造來源沒有提供的資料。
成立證書與 NNC1 不要混淆
NNC1 的官方名稱是「法團成立表格（股份有限公司）」。若接收方要求公司註冊證書、核證副本或其他文件，請按完整名稱選件；NNC1 與公司註冊證書用途不同。
同樣說「公司資料」，需要的文件可能不同
採購同事可能需要一份便於閱讀的公司資料摘要，資料團隊則需要某年 NAR1 原文及提取結果。先詢問「要閱讀摘要、保留指定文件，還是整理欄位」，便能縮小選件範圍。
ClariRecord 的 ¥39 原件版範圍是一份普通 NAR1 / NNC1。公司資料報告、核證或其他文種不是自動包含的替代品，需另行確認。
對方只說要「公司資料」，該怎樣問清楚？
收到「請提供公司資料」時，不妨先問清楚三件事：想查甚麼、要哪個時候的資料，以及需要原 PDF 還是整理好的表格。例如，要了解成立申請時填報的內容，可以先看 NNC1；要保存某次周年申報內容，便要找相應的 NAR1。如果對方想要目前登記資料的摘要，則應確認是否需要公司資料報告，以免花錢買了一份較新的周年申報表，卻仍未找到對方需要的資料。
把答案寫成一行委託要求：「為了［用途］，需要［公司］在［日期或事件］所申報的［資料］，交付［文件全名及格式］。」這樣寫，負責找文件和整理資料的同事就不用各自猜測。若接收方只回覆「銀行要求」，繼續索取銀行的原始清單；不同接收方可能要求不同文件，不能由服務商替對方決定哪些材料可以接受。
公司註冊處：NNC1 法團成立表格 ↗公司註冊處：NAR1 表格，指明編號 2/2025 ↗公司註冊處：電子查冊常見問題 ↗
同一家公司，為甚麼要準備兩份文件？
假設採購團隊正在整理供應商甲的檔案：經理想快速看看登記資料，同事則要補存指定年度的周年申報表。這是兩個不同需要。只有整理表，同事便沒有原 PDF 可以存檔；只有多頁 PDF，經理又要花時間逐頁找資料。所以，不妨在清單上分開寫「資料摘要」和「指定年度申報文件」，比籠統地寫一份「公司報告」清楚。這是虛構例子，但你可以用同樣方法問清楚自己團隊的需要。
如果還要把資料匯入內部系統，再說明用哪份文件、需要哪些欄位，以及接受甚麼格式。毋須先研究程式或資料庫，一句「公司名稱和地址請從這份 PDF 提取，保留 PDF，另附標準 JSON」已足夠開始討論。找文件、做摘要和準備匯入資料可以一起委託；收到結果時，按清單逐項看看是否齊全便可。
文件買錯了，下一步怎樣做？
常見情況是：收到 NNC1 後發現不是自己想要的年度資料；取得 NAR1 後又發現接收方要的是另一種文件；或拿到一份公司資料摘要，卻找不到要求保存的申報原文。此時先回到最初的用途和文件全名，列出「目前已有」與「真正欠缺」。不要只請服務商「換一份最新的」，否則仍可能重複同一個文件選擇錯誤。已取得的文件可以保留作背景材料，但應清楚標示它沒有完成哪項要求。
若問題是少了某些頁面，先向提供者詢問節錄範圍；若問題是文字看不清，先索取原 PDF，而不是反覆轉存截圖；若問題是接收方不接受一般副本，請對方明確說出所需形式。少頁、看不清和文件不獲接納，原因不同，也要分別處理。只有在確認現有材料無法滿足任務後，才決定是否另行索取文件或報價。這樣也較容易分清新增工作與原訂單需要修正的問題。
把文件交給同事時，附上這幾句說明
選好文件後，給接手人一段完整說明：「本次取得［文件全名］，對應［公司及原文編號］，文件所述日期為［日期］；用途是［用途］。原 PDF 存放於［位置］，另外整理的結果為［格式］。尚未包含［項目］。」這段文字不必很長，卻能避免數星期後只剩一個無法解釋的附件。若有兩份來源，分別寫清，不要讓接手人猜測整理表的每一欄來自哪份材料。
把文件交出去前，請實際使用的同事確認公司、文件和日期是否合適，以及還欠甚麼資料。這樣便不會花了時間整理，才發現一開始找錯了文件。如果最後要交給銀行或其他機構，也要向對方確認是否接受這份文件；整理得清楚，不等於已符合對方的要求。
參考來源
文中的清單和例子可幫你準備材料；核對官方表格內容時，請留意所引文件的版本。