委託公司文件解析前：一份實用準備清單

先看看手上有哪些材料

只有公司名稱、已有完整 PDF、只持有幾頁節錄，是三種不同起點。先寫明目前材料，不需要為了填表而猜文件年份或頁數。未知項目標成待確認即可。

首次詢價可先提供數量、文種、用途與期望格式。不要在公開訊息中貼整份文件或敏感資料；後續按確認的方式交付你有權使用的文件。

逐項檢查，不必先懂技術

左右滑動查看完整表格；鍵盤可聚焦表格後使用方向鍵。

不知道怎樣開口？可以參考這段文字

範本：「已有［數量］份［文種］PDF，來源為［來源］，需要［欄位］，交付［JSON／XML／另議格式］。其中［數量］份是節錄，另有［情況］需要先確認。希望於［日期］交付，請先確認範圍與總價。」

還不確定該選哪款服務？可以先看看公開樣本，告訴我們哪些資料對你有用。能否處理及具體費用，會在看過你的文件後確認。

三種常見補充說明

1. 「需要人工核驗」要附上核對欄位，並確認文件符合核驗版頁數與範圍。
2. 「沿用公司格式」最好提供一份沒有真實個資的目標樣本，而不是只寫 Excel 或 JSON。
3. 「缺少幾頁」應說明哪些頁沒有收到，不要自行補寫成沒有董事或股東。

交付後仍要核對甚麼

對照原清單，確認公司、文件日期、檔案與所選服務一致。標準自動解析不包括逐項人工核驗；如工作流程需要人工覆核，應事先選擇相應服務或由自己的團隊完成。

可下載單份文件需求範本，按現有材料填寫，未知項目留待確認。若要處理一批文件，另看批量指南中的 CSV 清單與交接例子。

ClariRecord：服務範圍及條款 ↗

打開 PDF 看一遍，就能先準備好這些資料

準備委託前，先打開 PDF 粗略看一遍：首頁寫的是哪家公司、哪份表格？最後一頁到哪裏？中間有沒有倒轉、模糊、遮擋或明顯缺頁？暫時不用逐項核對內容，把看得到的問題記下來即可。頁碼連續是有用的線索，但仍要確認是否包含所需的附頁。

把觀察寫成能讓別人重現的描述。例如「PDF 第 3 頁下半部放大後仍看不清」比「畫質差」具體；「收到第 1、2 頁節錄」比「只有兩頁，應該完整」準確。沒有看過的部分就保留未知，不必先替服務商判斷能否處理，更不必把不清楚的文字猜填進需求表。

最後保存一份未改動的收到版本。若為了閱讀而旋轉、合併、拆分或遮蓋某部分，另外保存工作副本，並說明做了甚麼。原件和工作副本並存，能讓後續討論有共同依據；哪些版本需要傳送、遮蓋後是否仍足夠完成需求，則在確認處理方式時再決定。

這份表格之後會怎樣使用？

「幫我整理成表格」通常少了兩個答案：誰要使用，以及要完成甚麼工作。若接收者只是閱讀文件，原 PDF 可能已足夠；若要匯入系統，就需要指出要用哪些資料及已有格式；若要逐項核對，則需把核對範圍說清。先描述這些用途，再討論輸出名稱，較容易取得可用結果。

虛構例子：同事說要「公司資料」，實際只會把名稱和地址放入客戶名冊。可以改寫為：「需要本文件所載的公司名稱及地址，供名冊整理使用；沿用附件中的欄位名稱；看不清或文件未載的項目請列明。」這比直接要求「全部資料」更容易確認，也避免收到很多暫時用不到的欄位。

也可以把資料分成「一定需要」和「如有便提供」兩組。例如，公司名稱和地址是整理名冊必需的，其他資料則可稍後補充。若文件有缺漏，這份排序能幫助雙方先商量最重要的部分，並由你決定是否先處理已齊全的材料。

一張空白表，也能說清你想要的格式

你不需要先寫程式或懂 JSON 語法，才能說明想要的結果。可以提供一張空白表、一段已去除真實個人資料的格式，或用普通文字列出欄位順序。保留接收者真正依賴的欄位名稱；不確定的格式要求註明待討論，避免從網上隨便複製一段範例後，誤以為它就是必須交付的結構。

填寫格式例子時，用「示例公司」或「日期待確認」等明確的文字便足夠，並註明這些是示例。若想同時保留原文名稱和公司內部的簡稱，可以各列一欄，說明用途。留下清楚的空格，比填上容易被誤認為真實資料的內容更有幫助。

送出範例時，加一句「哪些部分必須保持，哪些可由你們建議」。例如欄位名稱須沿用內部名冊，欄位次序則可調整。這有助辨認標準輸出是否足夠，或需要另行討論欄位映射。示例本身不是系統相容性的證明，實際接收者仍應參與確認。

還有不確定的地方？一起寫在詢價訊息裏

有些資訊暫時拿不到，並不妨礙開始詢價。重要的是把未知項目集中，而不是一邊猜一邊填。可以在需求最後放「待確認」一欄，列明文件是否完整、指定日期是否找到，以及接收方是否接受標準格式。每項疑問最好指出誰有可能回答：文件提供者、使用資料的同事，或服務商。

可複製的完整訊息是：「我已有一份［文種］，收到［頁數］頁，來源為［來源］。需要［資料］供［用途］使用，期望交付［格式］。已知問題是［觀察］，尚待確認［問題］。請回覆可處理範圍、所需補充、總價及預計安排，確認後再開始。」沒有的項目可以留待確認。

收到回覆後，對照原需求逐項看是否有答案。若只是回覆一個價格，可以追問該價格包含哪些文件與輸出；若只說「可以」，就把尚未確定的頁數、欄位或格式補問清楚。這樣後續確認的是同一項工作，而不是雙方各自理解的「整理文件」。

結果有出入，怎樣請對方協助核對？

先把你收到的結果與事前確認的需求並排查看。檔案能開啟不代表全部欄位已核對；同樣，某欄看起來空白，也可能是原文件沒有提供。提出問題時，先指明你看到的差異，保留來源與輸出各自的原貌，讓核對者能沿着相同線索檢查。

修正訊息可寫：「訂單或參考［編號］；輸出檔［名稱］中的［欄位／位置］，目前顯示［值］；原 PDF［頁面及位置］顯示［觀察］；請核對是否需要修正。」如果你還不能判斷正確值，就明確寫「需協助辨認」，不用為了提出問題而先猜一個答案。

也要區分修正與新增需求：把原文漏提的既定欄位補回，與新增另一份文件或改變內部格式，處理內容並不相同。說清楚你希望更正原交付，還是擴充範圍，可減少對費用與時間的誤解。最後保留修正版檔名及已處理事項，避免同事繼續使用舊結果。