給會計師與公司秘書：批量公司資料核對

用一份清單管理多間客戶公司

每行指定一家公司、一份文件與所需日期，加入內部客戶代碼、已有 PDF、待取得文件和負責同事。相同公司有兩個年度時分成兩行，避免按檔名或下載時間誤判年度。

先試做，再接收整批結果

挑選清晰、掃描模糊及有續頁的代表文件，先確認日期、空值、股份類別和客戶代碼的格式。交付時逐行對照：已收到原件、已解析、待補頁或待覆核，不以總檔案數代替完整性核對。

批量登記表示例：先看到缺口，再安排覆核

以下三行完全虛構，用來展示工作底稿的欄位；不代表真實客戶、查冊結果或交付紀錄。每一行對應一家公司、一個文件日期和一份文件。

左右滑動查看完整表格；鍵盤可聚焦表格後使用方向鍵。

驗收前用三個問題逐行檢查

先確認每個客戶代碼是否對應到正確公司、指定文件和資料日期；再確認收到的是完整文件還是節錄；最後檢查每筆解析結果是否附來源頁碼及未解決問題。頁數齊全只代表材料齊全，不代表欄位已正確。

完整批量演練：8 項需求、7 個 PDF，不一定只少 1 份

以下全部虛構。四家公司 A、B、C、D 各要兩個年度的 NAR1，清單共有八項需求，共用資料夾卻只有七個 PDF。A 的兩年文件合併成一個 PDF；B 某年的文件存了兩個相同副本；C 的兩年及 D 的第一年各有檔案，D 的第二年未收到。檔案數少一個只是結果，不能直接指出缺哪項需求。

先為八項需求各編一個參考號，再把實際 PDF 與頁面範圍連上去。A 的兩行指向同一檔案的不同範圍；B 的重複件保留副本關係，不算多完成一次；D 的未收到項目保留獨立空行。這樣可以逐項追問，不會因為有人補回一個檔案，就誤以為八項需求全部齊全。

之後才盤點每份文件是否有需要的續頁，以及資料日期是否正確。檔案可以已收到但仍不適合驗收：例如頁數看似完整，卻是另一年的申報表。把「來源材料狀態」和「解析覆核狀態」分開，能避免把取得原件、完成提取和完成核對混成同一個勾號。

本次盤點結果是 8 項需求中 7 項有檔案對應、1 項未收到；「有對應」尚未表示內容已驗收。假設其後 R01–R07 均完成頁面和欄位覆核，可另記已接受 7 項、待取得 1 項、部分接受 0 項，總和仍是 8。補回 D 的 2024 文件後，只更新 R08 及其覆核狀態。

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試做樣本如何選，才能及早發現格式問題

先查看實際材料的差異，再選代表樣本。可包括清晰文字版、掃描版、有續頁的長文件，以及同一份文件中有多個股份類別的例子。這不是固定抽樣比例，也不表示試做通過就能證明整批正確；目的是在大量處理前，把欄位定義和可見的格式問題找出來。

試做時把公司識別碼當文字保留，分開文件日期和取得日期，約定 N/A、空白與缺頁的狀態，並確認多行股本應輸出幾行。若內部客戶代碼要沿用，先用一個測試代碼走完整次交付，確認接收表格能把結果放回原來那個客戶，而不是靠公司名猜測。

最後保存已確認的欄位清單和樣本版本。後續若增加董事欄位、改日期格式或改 XML 層級，先記為格式變更，確認影響哪些已交付檔案、哪些只適用未處理項目。沒有版本紀錄時，整批結果即使每份都能打開，也可能無法合併使用。

異常分流：誰補文件、誰改資料、誰決定驗收

缺原件、缺續頁、日期不符和字跡不清，通常需要不同下一步。先把問題放在對應需求行，不要另開一個只有檔名的總聊天清單。每個問題指定負責人及完成條件，例如「補回第 4 頁並確認是否還有續頁」，比「再看看這份文件」容易跟進。

把能接受的項目先分批驗收，未解決的項目保留在異常清單；是否接受部分交付由你的負責人決定。對照清單時，同時核對應交項目、實收原件、已解析結果及已覆核項目，而不是只比較兩個資料夾的檔案總數。修正件應指明取代哪個舊版本，免得舊資料再被匯入。

結案時保留一份按需求編號排序的驗收表，逐行有交付位置、資料日期、檢查人、結果和未解決事項。這份表可用於檔案收集與交接，但文件欄位核對不等於完成審計程序，也不包括代填或提交周年申報表。需要哪些後續專業工作，仍由相應負責人安排。

常見問題